Аналитическая деятельность предприятия: теоретические аспекты

Любое предприятие, в том числе и книготорговое, представляет собой открытую информационную систему. Это значит, что информационные потоки различного рода характеризуют деятельность предприятия, являясь одновременно источником и результатом деятельности фирмы. Именно информация может быть названа той основой, на которой зиждется и стратегия предприятия, и его оперативная, текущая деятельность, первичным необходимым условием. В этом смысле информация является ключевым элементом и в системе управления, исходным материалом для принятия решений на указанных уровнях деятельности предприятия. Информация является предметом рассмотрения и приложения аналитической деятельности. При этом очевидно, что роль аналитической деятельности в системе управления книготорговым предприятием, в первую очередь, заключается в том, что его эффективное функционирование в условиях конкурентной среды во многом зависит от степени обоснованности принимаемых решений, качество которых определяется пониманием и реализацией принципов организации аналитической системы на предприятии. Кроме того, грамотно построенная аналитическая деятельность позволяет оптимизировать текущую, оперативную деятельность различных подразделений предприятия, отдельных работников.
 
Определение книготорговым предприятием понятия "аналитика" является важным шагом к построению грамотной и, главное, эффективной аналитической системы. Необходимо на основе общенаучного определения выработать свое видение, свое понимание этой области деятельности, выделить наиболее значимые сущностные характеристики аналитической деятельности и определить ее основные направления, принципиальные для конкретного предприятия. В данном разделе мы и сделаем попытку на основе общенаучного подхода к определению аналитики выработать понимание аналитической деятельности, которое бы оптимально соотносилось со спецификой книготоргового предприятия, помогло бы в дальнейшем при формировании конкретной системы работы аналитики на предприятии.
 
 

Понятие и основные направления аналитической работы предприятия

 
 
Аналитическая работа на предприятии должна рассматриваться как целостная система, состоящая из совокупности элементов. Для определения и понимания сущности аналитической деятельности рассмотрим ряд понятий, создающих этой совокупностью теоретическую основу данного термина, позволяющих сформировать четкое ее понимание.
 
Аналитика в общем смысле — это сфера деятельности, процесс и методика некоторого анализа. Хотя это определение, на наш взгляд, не раскрывает в полной мере сущности аналитической деятельности, особенно в рамках торгового предприятия; после того как мы рассмотрим базовые понятия, сущностные элементы аналитики, нами будет предложено несколько иное понимание аналитической работы.
 
Как уже говорилось выше, и это очевидно, базой, исходным материалом для аналитической работы выступает информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Именно информация объектом аналитики. Для предприятия важно четко понимать систему информационных потоков, в рамках которых оно функционирует. Кроме того, не следует забывать, что информация является не только внешним элементом по отношению к деятельности фирмы, но и ее результатом. Практически все информационные потоки в большей или меньшей степени должны быть рассмотрены в рамках аналитической работы, которая должна преобразовывать информационные потоки в тот вид, который необходим фирме, – ее подразделениям и руководству, - для принятия решений и оптимизации бизнес-процессов.
На это и направлен весь процесс аналитической работы. Его можно представить следующим образом:
Ключевым элементом выступает в процессе аналитики понятие анализа.
 
Общенаучное содержание категории "анализ" - это метод исследования изучаемого объекта, предполагающий рассмотрение процессов и явлений в диалектическом аспекте: движении, развитии, взаимосвязи. В основе анализа лежит изучение составных частей, элементов изучаемого объекта, понимаемого при этом как система. Это понимание отражает сущность анализа как общенаучного метода. Аналитическая деятельность в рамках книготоргового предприятия в строгом смысле не может быть названа научной, однако она может осуществляться только посредством определенных методов мыслительного процесса, ключевым из которых как раз и является анализ. Таким образом, анализ, являясь основной сущностной характеристикой аналитики, выступает и ее основным инструментом, способом подхода к исследованию объекта, являясь и в общенаучной основой для разработки специальных приемов и способов проведения аналитических работ, например, экономического анализа, который является одним их основных в аналитической деятельности торгового предприятия.
 
Часто сущность аналитики выражается определениями "анализа экономической деятельности" и синонимичных ему понятий, то есть происходит отождествление понятий «аналитика» и «анализ».. Это связано либо с пониманием анализа в торговом предприятии лишь в одной прикладной сфере, области - хозяйственной, экономической; либо с чрезмерным укрупнением подпроцесса анализа, при этом происходит игнорирование остальных элементов аналитической деятельности. Так, в первом случае получается, что из объекта аналитических работ выпадают другие виды деятельности предприятия непосредственно не связанные с производственно-хозяйственными процессами (например, разработка бренда книготоргового предприятия, его позиционирование в конкурентной среде и пр.).
 
Во втором случае упускаются из виду важные аспекты аналитической деятельности. Анализ является лишь одной из необходимых ступеней, частей аналитического процесса, но не заменяет аналитику. Сущность аналитической деятельность, ее основная роль заключается в преобразовании исходной информации; анализ позволяет сделать это преобразование только до определенной степени, однако он, в свою очередь, является «материалом» для следующих уровней интерпретации информации, которые реализуются в таких подпроцессах аналитической деятельности, как прогнозирование, планирование и т.д.
 
С этой точки зрения, на предприятиях, возможно, корректно было бы ввести понимание аналитической деятельности как комплекс двух взаимосвязанных блоков: базовый и расширенный. Тогда в базовый блок войдут процессы сбора, группировки, классификации информации, ее анализ, а в расширенный блок включает в себя и комплекс завершающих процессов прогнозирования, планирования, рекомендаций и т.д. При этом не следует полагать, что лучшая аналитика будет в том случае, когда она всегда представлена на предприятии в расширенной версии: выбор блоков зависит от текущих потребностей и ресурсов предприятия, от потребностей подразделений, конкретных сотрудников, кому предназначается аналитическая информация на выходе.
 
Здесь хочется ввести новое понятие, которым мы также будем оперировать в настоящей работе, хотя оно и не является строго научным в контексте аналитической деятельности, – это информационная работа, или деятельность, на книготорговом предприятии. Именно она отражает содержание базового блока аналитической деятельности. Поясним, что мы вкладываем в это понятие. Информационная работа – это часть процесса аналитики на предприятии, включающая первичную обработку и базовую интерпретацию внешней и внутренней информации; информационная работа может выражаться системой информационно-статистических сводок (отчетов), даже системой аналитических показателей (однако без должной интерпретации). С учетом такого разделения процессная схема аналитики может быть представлена следующим образом:
 
Часто деятельность предприятия сводится именно к информационной работе, иначе ее можно обозначить как информационно-статистическую. Так, несмотря на то, что подобная работа, несомненно, относится к аналитике, ее результаты не содержат компонентов прогнозирования, планирования, то есть высшей ступени аналитики. Такая ситуация возможна в том случае, когда исследуемая проблема, область носят очень специальный характер, компетенция сотрудников аналитики не достаточна для формирования предложений по данному вопросу, тем более для планирования и прогнозирования (или же данные процедуры могут быть выполнены на формальном уровне, например, путем математического анализа; тем не менее полученные данные нуждаются в доработке специалистами или руководителями). Второй случай, когда процесс аналитики может ограничиваться информационной работой, - рассматриваемый аспект, напротив, довольно прост и в принципе не требует на оперативном уровне глубокого анализа (например, подготовка сводок новостей о книжном рынке с целью информирования персонала или обзор новинок литературы по разделам).
Но в любом случае анализ как процесс и как метод аналитической деятельности является основным ее компонентов.
 
Практически анализ реализуется на предприятии в использовании специальных приемов и способов для изучения процессов и явлений, составляющих методику анализа. Каждый из указанных методов на конкретном предприятии реализуется совокупностью специальных приемов исследования, применяемых для изучения определенных хозяйственных процессов, в том числе разработанных в смежных с анализом отраслях научного знания (здесь речь идет о хорошо разработанных и широко применяемых методах анализа финансово-хозяйственной деятельности: анализ выполнения плана по различным показателям, изучение динамики изменения этих показателей, анализ структуры товарооборота, анализ сезонности, факторный анализ и прочее; выбор конкретного набора инструментов-методов аналитики, разработка системы показателей зависит от предприятия, которое формирует и подбирает их, исходя из своей стратегии, текущего состояния, показателей, целей и потребностей). Следовательно, методика анализа соотносится с методом анализа как частное к общему, поскольку любая методика анализа базируется на методе анализа, преломляя последний под решение конкретной аналитической задачи.
 
Важными аспектами категории «анализ» являются также его понимание как функция управления на предприятии и его инструмент. В рамках непрерывности потоков на предприятии необходимо отслеживать, интерпретировать и контролировать все происходящие процессы, порождающие эти потоки, что относится напрямую к управлению, но реализуется при помощи анализа.
 
Резюмируем вышесказанное обновленным определением аналитической деятельности, которым мы будем оперировать в дальнейшем. Аналитическая деятельность торгового предприятия - процесс обработки всех видов информационных потоков, связанных с деятельностью предприятия, предполагающий комплексное выполнение совокупности аналитических работ по сбору, мониторингу, группировке, анализу, оценке, прогнозированию и планированию, направленных на информационные потоки и их преобразование. Основной характеристикой аналитической деятельности является получение новой информации, необходимой для принятия решений и/или оптимизации деятельности предприятия в целом и его подразделений в частности. Говоря об аналитике, мы всегда должны понимать некое «увеличение» информации, которое происходит после аналитических работ, примененных к первичному информационному потоку. Соответственно, мы будем рассматривать аналитический отдел как информационный центр, который «поставляет» необходимую информацию заинтересованным подразделениям.
 
Таким образом, аналитическая служба на предприятии должна восприниматься как источник информации по различным вопросам и задачам и давать представление о причинно-следственных связях. Аналитика реализуется в определенных направлениях этой деятельности.
Мы предлагаем рассматривать направления аналитической работы в рамках условной классификации, выделяя направления по следующим признакам:
Содержание аналитической информации (функциональный признак);
С точки зрения потребителя аналитической информации;
Временной признак.
 
Направления деятельности подразделений и их потребности являются определяющими и для направлений работы аналитического отдела. В различных организациях они могут носить разные названия. Унифицировано принцип разделения аналитической деятельности в рамках торгового предприятия по функциональному признаку может быть отражен в следующей схеме направлений:
Аналитика товародвижения;
Аналитика по части работы с поставщиками;
Маркетинг-аналитика, которая обеспечивает «связь» предприятия с внешней средой;
Финансовая аналитика.
 
Отметим, что эти направления могут в некотором отношении пересекаться по содержанию конечной аналитической информации, по ряду показателей и/или могут дополнять друг друга. Так, например, аналитика товародвижения тесно связана в торговой организации с аналитикой финансовой; маркетинг-аналитика, учитывая широкий спектр вопросов маркетинга, может включать различные аналитические отчеты, которые могут быть задействованы в других направлениях аналитической деятельности. Таким образом, в определении направлений в данном случае мы отталкиваемся от функциональных направлений деятельности предприятия.
 
С позиций временного аспекта аналитической деятельности торгового предприятия можно выделить такие компоненты аналитики:
ретроспекция - аналитическое исследование (оценка) прошлых тенденций развития объекта, история этого развития, его динамика;
диагноз - систематизированное описание настоящего состояния объекта, ее постоянное наблюдение, то есть мониторинг;
проспекция - прогнозирование возможного состояния объекта в будущем.
 
Разумеется, на практике в аналитическом исследовании важно по возможности рассматривать каждый объект аналитической деятельности в аспекте всех временных направлений, чтобы получить максимально полную и всестороннюю картину, ведь только при рассмотрении объекта в динамике можно сформировать оптимальное понимание причинно-следственных связей, дать адекватную количественную и качественную оценку и на их основе строить прогнозы на будущее. Кроме того, повторим, что аналитическая работа, в рамках расширенного понимания, имеет целью не только оценку ретроспективных и настоящих тенденций деятельности объекта исследования, но и поиск направлений его стратегического развития, что в общем виде и реализуется посредством прогнозирования.
С точки зрения потребителей аналитической информации направления определяются иерархически; они определяются тремя основными организационно-структурными элементами предприятия:
 
Блоки аналитической информации, готовящиеся для каждого звена, отличны друг от друга, характеризуются разной степенью сложности, уровнем детализации, различными предметными сферами; аналитики при этом отталкиваются от потребностей этих звеньев. На практике информация для одного из звеньев, при необходимости и при определенной степени адаптации, может быть предоставлена и другим структурным элементам (так, например, линейный руководитель на основе аналитической информации принял какое-либо решение, которое будет реализовано в рамках его подразделения; необходимо донести его до исполнителей, и иногда недостаточно внедрить его в директивном порядке – нужно в адаптированной форме объяснить сотрудникам, как это решение было выработано и как оно повлияет на эффективность бизнес-процессов.
Все вышеперечисленные направления могут реализовываться только в комплексе, по сути, они представляют собой единую систему: для каждого звена в структуре организации предназначается индивидуальная аналитическая информация по анализу товародвижения, работы с поставщиками, финансовых показателей, по маркетинговому аспекту, которые рассмотрены в трех временных срезах.
 
Вопрос лишь в том, какую именно информацию, в каком объеме включать в рассмотрение и подготовку аналитической службой. Эта проблема решается предприятием в рамках построения системы функций, конкретных задач аналитической службы на предприятии, а также в системе показателей, которые разрабатываются предприятием и служат индикаторами работы предприятия.
 
 

Система функций и задач аналитической службы

 
 
При определении основных функций и задач аналитической службы нам представляется целесообразным исходить из сущности общего понятия аналитики, которая была подробно рассмотрена выше. Это позволит сконцентрироваться на основной роли аналитической службы - быть информационным центром предприятия. Можно говорить о том, что общие функции аналитики, которые становятся очевидными при раскрытии ее сущности, как вида деятельности и научной области могут быть отнесены применительно и к аналитической службе как структурной единице торгового предприятия.
Можно выделить четыре функции аналитической службы на предприятии:
 
информационная;
аналитическая;
рекомендательная;
архивная функция.
 
Отметим, что первые три выделенные нами функции в определенной степени соотносятся с этапами процесса аналитической деятельности, хотя, разумеется, информационная функция пронизывает и процессы прогнозирования, планирования. Четверная функция - архивная - исходит в большей степени не из сущности аналитики как научной деятельности, а из принципов построения и регулирования информационных потоков на предприятии: очевидно, что если существующая информация имеет ценность, подвергается обработке и выступает при этом инструментом управления, то в рамках организации необходимо накапливать и хранить полученные информационные продукты; естественно, что если в структуре предприятия существует аналитическая служба как информационный центр, то эта функция аккумулирования и архивации информации возлагается на нее.
 
Рассмотрим каждую функцию аналитической службы и сформируем по каждой из них блок целей и задач.
 
1. Информационная функция. Как информация является необходимой базой, условием, исходной точкой для аналитики в широком смысле, так и информационная функция является базовой в работе аналитической службы. Это первое очевидное ее назначение. Реализация этой функции является определяющей для самого существования аналитики на предприятии; в противном случае подразделение играет какую-то иную роль. Задачи и их результаты, реализуемые в рамках информационной функции, являются отправной точкой для выполнения остальных функций аналитической службы.
 
Реализация информационной функции находит свое отражение в следующем комплексе задач аналитической службы:
сбор, оценка (с точки зрения актуальности, релевантности и т.д.) и первичная обработка информации. Под первичной обработкой мы понимаем классификацию информации, ее группировку, структурирования, то есть приведение ее в вид, необходимый для дальнейшей аналитической работы с ней, для проведения качественного анализа. При этом нужно отметить, что задача может несколько отличаться по отношению с информации внешней и внутренней. Чаще всего внутренние потоки информации уже в определенной степени формализованы, структурированы в виде баз данных, стандартных форм отчетов и т.д., на предприятии может даже использоваться специализированное программное обеспечение по аккумуляции информации и ее первичной обработке (например, в ТД «Библио-Глобус внедрена программа Report, которая находится во взаимосвязи с основной рабочей информационной системой и генерирует по запросу отчеты по различным параметрам за заданный период; аналитические возможности ограничены). Внешняя информация либо в принципе не обработана, либо существующая ее обработка, ее первоначальный вид не отвечает целям и конкретным задачам на предприятии, не может быть использован напрямую для решения определенных проблем. Тем не менее, бывает и так, что внутренняя информация также нуждается в существенной обработке: это может быть связано с временным фактором, когда метод обработки информации в прошлом не позволяет адекватно оценить значение этой информации в настоящем. Например, данные о продажах в книготорговом предприятии были представлены в рамках классификатора, которые в настоящее время не используется, поэтому чтобы провести адекватную оценку и сравнение этого периода с настоящим, необходимо провести "синхронизацию" двух видов классификаций прежде чем переходить к анализу динамики продаж. Разумеется, эта задача не является аналитической в строгом смысле слова, с точки зрения общенаучного подхода к пониманию аналитики, тем не менее она входит в аналитический блок, если мы говорим об аналитике как структурном подразделении торгового предприятия. Хотя можно отметить, что грамотное построение работы аналитической службы должно обеспечить минимизацию подобных задач и сосредоточить деятельность в рамках информационной функции сбором, оценкой информации и ее "распределением" в существующие классификационные группы, причем в унифицированной форме. Впоследствии нами будут сформированы предложения, как добиться такого построения деятельности.
 
2. Аналитическая функция заключается в обработке информации различными методами анализа. Эта функция является ключевой в рамках деятельности аналитической службы, так как именно она обеспечивает реализацию основной роли аналитики по преобразованию информации. Можно говорить о двух подфункциях, которые в совокупности и последовательности реализации воплощают аналитическую функцию: это диагностическая составляющая и оценочная составляющая. Диагностическая подфункция сводится к решению задач, отвечающих за исследования по определению целей функционирования объекта аналитического рассмотрения, процесс выявления его признаков, установления причинно-следственных связей. Оценочная составляющая дает интерпретацию данных, полученных в результате решения задач диагностики. Важным компонентом оценочной подфункции является разработка системы аналитических показателей по каждому направлению аналитической деятельности. Наиболее используемыми являются аналитические показатели финансово-хозяйственной деятельности, однако возможно (и желательно) использование системы показателей и по другим направлениям аналитической деятельности. При этом важно понимать, что простое введение системы показателей по различным направлениям оставляет деятельность аналитической службы на уровне диагностической подфункции, которая сама по себе практически не несет никакой смысловой нагрузки, не может быть инструментом повышения эффективности работы подразделений и торгового предприятия в частности. Результат внедрения системы показателей и реализация аналитической функции будут очевидны и возможно только при введении ключевого понятия – эффективности. При этом важно понимать, что измерив, проанализировав какой-либо аспект деятельности в рамках решения блока задач аналитической функции, предприятия вовсе не усовершенствовало рассматриваемый аспект, а лишь создало для этого информационную поддержку.
 
Однако и здесь следует оговориться и отметить следующее: при принятии решений на оперативном уровне аналитической информации, полученной в рамках аналитической функции, может быть и достаточно, но при выборе стратегического пути развития, при решении стратегических проблем применяется расширенный функционал аналитической службы, который реализуется в рамках рекомендательной функции.
 
3. Рекомендательная функция аналитической деятельности. Реализуя эту функцию, аналитическая служба должна вырабатывать такой объем новой информации, который мог бы использоваться в решении ключевых производственно-хозяйственных вопросах, в стратегическом управлении. Чтобы аналитика в рамках торгового предприятия могла выполнять эту функцию, необходимо обеспечить корректную ее работу в рамках первых двух функций.
При казалось бы очевидных задачах по информационной и аналитической функциям аналитики выстроить их в системный бизнес-процесс на реальном предприятии оказывается достаточно не просто (подробнее об опыте построения аналитической системы в книготорговом предприятии на примере ООО ТД «Библио-Глобус» речь пойдет по второй главе). Аналитический отдел, с одной стороны, должен и может получать большие объемы информации из самых различных источников, особенно в крупном книготорговом предприятии; с другой стороны, необходимо грамотно определить необходимый объем этой информации, важные для данного конкретного предприятия направления: для молодого развивающегося предприятия, нового игрока на рынке больший упор может делаться на получение внешней маркетинговой информации в различных аспектах, в то время как для зрелого предприятия в определенный период становится актуальным анализ товарооборота в разрезе различных ассортиментных групп. Конечно, до известной степени аналитическая служба должна вести работу по всем указанным нами направлениям, однако объем и глубину исследований необходимо варьировать в зависимости от целей и положения предприятия. Одним из решений может стать и усиление информационной функции и функции архивной: если предприятие сформирует оптимальную систему учета, регистрации информации на основе разработанной технологической базы, то в реализация этих функций будет существенно упрощена и формализована, что позволит накапливать информацию, вести ее систематический учет, на данных которого можно будет по необходимости проводить анализ, реализовывая аналитическую функцию. Подобное решение не подходит для той информации, которая обладает свойством быстро устаревать.
Таким образом, комплекс задач, стоящих перед аналитической службой предприятия, который реализует последовательно перечисленные нами функции, можно представить так:
 
создание информационного фонда предприятия;
выявление потребностей подразделений, руководства и формирование направлений аналитической работы с учетом этих потребностей;
повышение эффективности деятельности предприятия и подразделений через полноценное, оперативное, актуальное обеспечение нужной информацией;
Разработка рекомендаций, прогнозов, выводов на основе аналитической работы;
обеспечение оперативного доступа потребителей аналитической информации (заинтересованных подразделений и их руководителей) к необходимой ему в данный момент информации, представленной в унифицированном и удобном для использования виде.
На предприятии задачи должны быть детализированы по каждому направлению аналитической работы с учетом особенностей подразделений-«заказчиков», для которых предназначена аналитическая информация.
 
Здесь важно подчеркнуть роль системы показателей, упоминаемой нами ранее. Можно сказать, что аналитическая работа по всем направления реализуется через систему показателей, которые являются индикаторами, показывающими состояние, динамику, эффективность того или иного бизнес-процесса на предприятии. Она позволяет организовать как систематизировать аналитику в организации, так и оценить ее работу и выполнение бизнес-процессов. Однако на практике довольно сложно грамотно выстроить систему показателей, которые бы были не только отражением состояния предприятия, но и позволяли бы давать оценку эффективности каждого процесса, составлять прогнозы и т.д. Кроме того, каждое предприятие самостоятельно должно выстраивать эту систему, определяя состав показателей, исходя из своих целей, стратегии, общего построения и принципов бизнес-процессов. Отметим, что показатели могут быть как формализованными, так и представлять собой данные наблюдений и данные сообщений (отчетов) о состоянии дел (ссылка – книжка), хотя, разумеется, последние два блока показателей также должны быть представлены в определенной структурированной форме. На первый взгляд кажется, что формализованные показатели (цифры, графики, чаще всего отражающие экономическое состояние предприятия) могут дать исчерпывающею информацию о состоянии различных сфер деятельности предприятия, но цифры не смогут полностью заменить информацию, полученную напрямую с рабочих мест – «данные с полей» придают значение формализованным показателям, а нередко и оказывают влияние на их интерпретацию.
 
Система показателей должна быть разработана по каждому направлению аналитической деятельности. Понятно, что блоки показателей, а также система самих показателей, будут различны в зависимости от содержания аналитической информации и относительно индивидуальны для каждого предприятия. Система показателей в конечном итоге должна отражать уровеь эффективности ключевых бизнес-процессов и работы предприятия в целом, показывать уровень его устойчивости на рынке. Показатели могут находить отражение в специальных «метриках», которые представляют собой систему качества и эффективности.
 
Камнем преткновения становится проблема разработки целесообразной и эффективной для конкретного предприятия системы KPI: во-первых, необходимо определить те показатели работы, которые необходимы для принятия решений на оперативном и стратегическом уровнях, а также для оптимальной диагностики того или иного процесса; во-вторых, рассчитать оптимальную (плановую) их величину или некую шкалу диапазонов, с которой бы сопоставлялись и оценивались эти показатели; в-третьих, нужно, чтобы показатели и их интерпретация были бы максимально унифицированными и не теряли своей актуальности в долгосрочном периоде (при условии стабильности бизнес-процессов). И наконец, нужна информационно-техническая база для практической реализации построение таких метрик и их использования менеджерами.
Для иллюстрации вышесказанного дадим обзор показателей по направлению анализа работы с поставщиками. В качестве распространенных на практике считается следующая система показателей (ссылка – Дыбская): доля бракованных товаров, точность выполнения, процент заказов, доставленных вовремя, время доставки, общая стоимость затрат на закупку. В целом эта система может быть названа универсальной, однако она может быть дополнена, на наш взгляд, еще определенным количеством показателей, в первую очередь, связанных с финансовым аспектом деятельности поставщиков. Таким образом, система показателей по данному направлению может быть представлена следующими блоками:
 
финансовые результаты;
качество поставляемой продукции;
надежность выполнения логистики при доставке товаров;
Блок финансовых результатов может содержать следующие показатели:
Общие затраты на закупку: включают в себя затраты по покупку товаров и затраты на накладные расходы на каждую единицу продукции. Это касается только продукции, закупаемой в твердый счет; затраты на товары, взятые на реализацию, рассчитываются как совокупность издержек на содержание товарного запаса плюс транспортные расходы.
 
Выполнение плана товарооборота по поставщику. В идеале на предприятии существует система плановых показателей, в том числе и по поставщикам. Не всегда формальный анализ товарооборота по поставщику относительно планового показателя будет являться адекватной оценкой взаимодействия с поставщиком (необходима качественная оценка внешних и внутренних факторов в рассматриваемый период), тем не менее, плановая цифра является до определенной степени индикатором работы поставщика.
Расчет доли поставщика во вкладе в общий товарооборот и расчет его доходности. Важный показатель, так как на его основе производится сравнение эффективности одного поставщика с другим. Особенно важно его отслеживать тогда, когда поставщики возят сходную продукцию, а предприятие стремится к экономии затрат и хочет минимизировать сотрудничество с одним из них. (конечно, очевидно, что и здесь сложно обойтись одной лишь количественной оценкой, но показатель сигнализирует об изменении доли того или иного поставщика, то есть реализуется диагностическая функция аналитики). Математический аппарат при расчетах по этому показателю минимален. Но важно отслеживать динамику, а также производить процедуру ранжирования. К тому же на основе этой информации можно вести предметные переговоры с поставщиком по поводу судьбы нереализованной продукции, находить взаимовыгодные пути повышения ликвидности запаса или настаивать на возврате продукции, оперируя конкретными цифрами.
 
Валовой доход по поставщику.
Во втором блоке ключевым показателем является процент возврата по браку. На границе двух блоков – блока финансовых результатов и блока качества – находится такой показатель, так доля нереализованной продукции. По этому показателю также должны быть определены плановые показатели, причем рассчитанные в зависимости от товарной категории. Несмотря на то что данный показатель не может быть жестко формализуем (необходимо учитывать длину жизненного цикла не только товарной группы, но зачастую и конкретной товарной единицы, а также ее индивидуальные товарные характеристики, особенно в книжной торговле), отслеживать долю непродаваемого товара по поставщику необходимо.
 
Показатель надежности может быть выражен процентом выполнения заказа (то есть отношение заказанной продукции к фактически доставленной), а также время выполнения заказа, если для конкретного предприятия это является критичным условием.
 
Данные показатели должны быть приведены в систему, рассчитываться регулярно и отслеживаться в динамике. При этом важно помнить, что как и любые показатели, рассмотренные нами являются лишь индикаторами состояния какой-либо области в работе предприятия, в данном случае – взаимоотношений с поставщиками. Система, матрица показателей, – это лишь рабочий инструмент, который может помочь в принятии решений. Необходимо дополнять матрицу выводами, основанными на анализе показателей, сопоставлении их с конъюнктурой, здравым смыслом, политикой конкурентов, даже интуицией. Но если внедрить эту систему показателей, то у предприятия формируется история взаимодействия к каждым поставщиком по конкретным показателям эффективности, что позволяет оптимизировать процесс принятия решений, систему взаимодействия с поставщиками, четко отслеживать узкие места и их виновников в системе закупок. Точно также должны формироваться и восприниматься показатели по другим направлениям аналитической работы.